Die E-Rechnung kommt. Im Oktober-Newsletter hatten wir das Thema bereits ausführlich erläutert. Zum Nachlesen fassen wir die Informationen hier noch einmal zusammen.

Beim BDÜ gab es im Mai 2024 ein Webinar zur E-Rechnung von Dr. Michael Hennig, das inzwischen in MeinBDÜ für alle BDÜ-Mitglieder kostenlos zum Download zur Verfügung steht:
mein.bdue.de/downloads.php?view=detail&df_id=1709
Die Präsentation dazu findet sich ebenfalls im Downloadbereich in MeinBDÜ:
mein.bdue.de/downloads.php?view=detail&df_id=1708

Die wichtigsten Punkte (Stand September 2024) hier noch einmal im Überblick:

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist ein strukturiertes, maschinenlesbares Format (meist XML) mit einer bestimmten Syntax. Damit sollen die Bearbeitung vereinfacht, Kosten (Papier, Porto) eingespart und Geldwäsche erschwert werden.

Der Gesetzgeber unterscheidet Folgendes:

1. Die E-Rechnung
   Für Lieferungen und Leistungen zwischen Unternehmern, wenn beide im Inland ansässig sind und der Umsatz nicht von der Umsatzsteuer befreit ist. E-Rechnungen müssen zwingend in einem elektronischen Format erstellt werden, das eine elektronische Verarbeitung erlaubt
    
2. Die „sonstige Rechnung“
   Alle Rechnungsformate, die keine E-Rechnungen sind. Sonstige Rechnungen sind zulässig für umsatzsteuerfreie Umsätze, Lieferungen und Leistungen an Nichtunternehmer oder B2B-Umsätze, bei denen der Leistungsempfänger im Ausland ansässig ist (vorausgesetzt, es ist in dessen Land nicht vorgeschrieben). Auch Kleinbetragsrechnungen unter 250 EUR können weiterhin unbeschränkt als sonstige Rechnungen ausgestellt werden.

WICHTIG: Kleinunternehmerrechnungen laut §19 Absatz 1UStG dürfen immer als „sonstige Rechnung“ übermittelt werden. §34a des Jahressteuergesetzes 2024 meint dazu: „Eine Rechnung nach Satz 1 kann abweichend von § 14 Absatz 2 Satz 2 des Gesetzes immer als sonstige Rechnung im Sinne von § 14 Absatz 1 Satz 4 des Gesetzes übermittelt werden.“

Das bedeutet: Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen zwar empfangen können und auch revisionssicher archivieren, aber sie müssen keine ausstellen.

Fristen und Pflichten zur E-Rechnung

Die Pflicht, E-Rechnungen zu empfangen und zu versenden, wird in Deutschland schrittweise eingeführt. Seit dem 27. November 2020 müssen alle öffentlichen Auftraggeber E-Rechnungen empfangen können. Ab dem 1. Januar 2025 wird diese Pflicht für alle Unternehmen unabhängig von der Größe verpflichtend. Ab diesem Datum müssen auch kleinere Unternehmen und freiberuflich Tätige in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen.

Für das Erstellen und Versenden von E-Rechnungen gelten gestaffelte Fristen:

• Bis zum 31.12.2026 entstandene Umsätze können als Papierrechnungen oder PDF erstellt werden, wenn der Rechnungsempfänger zustimmt.
• Das gilt bis zum 31.12.2027, wenn der Gesamtumsatz des Rechnungsstellers im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 800.000 EUR betragen hat.

Was passiert, wenn ich keine E-Rechnungen ausstelle?

• Ist man laut Gesetz dazu verpflichtet und stellt keine E-Rechnung aus, gilt diese Rechnung als nicht ordnungsgemäß und berechtigt nicht zum Vorsteuerabzug.
• Das Ausstellen einer unrichtigen Rechnung ist laut UStG eine Ordnungswidrigkeit, die mit einer Geldbuße von bis zu 5.000 EUR geahndet werden kann.

Formate der E-Rechnung in Deutschland

In Deutschland gibt es mehrere standardisierte Formate für E-Rechnungen. Für den Austausch mit öffentlichen Auftraggebern ist das Format XRechnung vorgeschrieben. Weitere gängige Formate sind ZUGFeRD und Factur-X (die internationale Variante von ZUGFeRD).

XRechnung ist eine XML-basierte, maschinenlesbare Rechnung, die speziell für den Austausch mit öffentlichen Stellen entwickelt wurde. Vorteil ist die standardisierte, automatische Verarbeitung. Da das Format aber keine für Menschen lesbare Variante wie PDF hat, ist es außerhalb dieses Bereichs eher unattraktiv.

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) und Factur-X (das internationale Format von ZUGFeRD 2.0) sind hybride Formate, mit denen die Rechnungen sowohl maschinell als auch manuell verarbeitet werden können. In Version 2.1 soll es auch mit den Anforderungen der öffentlichen Verwaltung kompatibel sein.

Infos zu XRechnung: www.xoev.de
Infos zu ZUGFeRD und Factur-X: www.ferd-net.de/

Kostenlose Software für E-Rechnungen

Für kleinere Unternehmen und Freiberufler gibt es einige kostenlose Tools zur Erstellung und zum Empfang von E-Rechnungen. Die bekanntesten sind:

• ZRE-Webportal: ein kostenloses Portal der Zentralen Rechnungseingangsplattform des Bundes, über das E-Rechnungen an öffentliche Auftraggeber hochgeladen werden können.
• Peppol: ein europäisches Netzwerk für den standardisierten Austausch elektronischer Rechnungen. Verschiedene Peppol-Anbieter bieten kostenlose Basislösungen an.
• PDF24 Tools: kostenloses Tool zum Erstellen einer Rechnung im ZugFeRD- oder XRechnung-Format
• XRechnung RIB – kostenloses Tool zur Visualisierung eingehender E-Rechnungen

Buchhaltungssoftware mit E-Rechnungsfunktion und DATEV-Anbindung

Für diejenigen, die regelmäßig E-Rechnungen erstellen und verwalten müssen, bieten verschiedene Buchhaltungsprogramme E-Rechnungsfunktionen an. Diese Softwarelösungen unterstützen häufig auch den Export der Daten im DATEV-Format und ermöglichen somit die Zusammenarbeit mit der Steuerberatung. Zu den bekannten Programmen zählen:

• lexoffice: cloudbasierte Buchhaltungssoftware mit E-Rechnung und DATEV-Schnittstelle
• sevDesk: cloudbasierte Lösung, die E-Rechnungen unterstützt und eine DATEV-Anbindung bietet
• Debitoor: einfach zu bedienende Buchhaltungssoftware, die den E-Rechnungsversand ermöglicht, allerdings ohne direkte DATEV-Anbindung

Umfassende Informationen zur E-Rechnungspflicht, Experten-Talks, Checklisten und vieles mehr findet man auch auf den Seiten des Verbands der Gründer und Selbstständigen Deutschland (VGSD).

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Quellen:
www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Steuerarten/Umsatzsteuer/2024-06-14-entwurf-einfuehrung-e-rechnung.pdf?__blob=publicationFile&v=6 
forum.combit.net/t/zugferd-factur-x-und-xrechnung-elektronische-rechnungsformate-in-list-label/7248
mbsupport.de/2021/01/13/xrechnung-zugferd-factur-x-was-warum-wie/
mind-forms.de/e-rechnung/zugferd-factur-x-xrechnung-e-rechnungsformate/

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